Офис компании должен быть удобно расположенным, комфортным для руководства, клиентов и работников. Если он перестает соответствовать требованиям, стоит задуматься о смене помещения и организовать переезд. В этом процессе значительная роль отводится помощнику руководителя или секретарю. Ему могут поручить организацию переезда. Положительный результат зависит от грамотного подхода и профессионализма секретаря.
Что делать секретарю: нюансы организации офисного переезда
Ничего не потерять, обойтись без стресса и суеты — главная задача переезда. Чтобы исключить риски, важно продумать каждый этап, все детали. На секретаря ложится серьезная ответственность. Он должен спланировать все действия с максимальной эффективностью для компании. Если соблюдать правила и рекомендации, помощник руководителя сможет извлечь и определенную выгоду. К примеру, во время переезда легко избавиться от ненужных вещей, сделать ревизию всех документов.
Первый этап — оповещение сотрудников
Незамедлительно секретарь должен проинформировать коллектив о грядущем переезде. Способов для этого много — от личного оповещения до корпоративной рассылки. Задача секретаря заключается в том, чтобы каждый сотрудник узнал новый адрес, посмотрел схему проезда до офиса.
План-график
Следующий шаг — составление плана с временным графиком. В нем прописываются все этапы подготовки к переезду. Для каждого устанавливается индивидуальный срок. План дает наглядное представление о порядке действий, чтобы не было путаницы и суеты. Важно обозначить все детали, учесть возможные форс-мажоры и заложить дополнительное время для исполнения.
Выбор мувинговой компании
На рынке мувинговых услуг много исполнителей. Чтобы обеспечить своевременный и четкий переезд офиса, нужно правильно выбрать перевозчика. Эта задача тоже часто доверяется секретарю. При выборе компании учитывают:
- опыт в реализации похожих проектов;
- квалификацию сотрудников;
- рекомендации и отзывы;
- цены.
Можно проконсультироваться и запросить коммерческое предложение, сравнить нескольких перевозчиков по компетентности.
Что еще взять на заметку секретарю
Ключевой принцип офисного переезда — сохранение стабильного рабочего процесса. Чтобы минимизировать потери, необходимо сделать электронную рассылку с новым адресом для поставщиков, клиентов. Стратегически важных партнеров стоит обзвонить лично. Нужно позаботиться о сохранении старых телефонных номеров, размещении вывески или указателей, чтобы заказчики могли быстро сориентироваться и продолжить сотрудничество с компанией.
