Служебные поездки не являются редкостью, поэтому важно знать обо всех нюансах, которыми сопровождается данный вид рабочего процесса. В частности, важно знать, что после командировки сотрудник обязан представить отчет, причем в течение трех дней, обратиться в отдел кадров или бухгалтерию той организации, в которой он работает. Каким является порядок, каковы особенности, назначение и прочие нюансы? Важно также увидеть, как выглядит авансовый отчет по командировке пример которого можно найти на определенных ресурсах.
Назначение и порядок заполнения
Данный документ нужен для того, чтобы оформить возврат командировочных расходов по статьям, ведь он станет прямым доказательством того, на что были потрачены деньги. Проезд, обмен валюты, аренда машины и прочие расходы должны обязательно быть внесены в данный отчет, а чеки должны быть строго оригинальными.
Как заполняется такой документ
Обычно требуется заполнить лицевую и обратную сторону. Так, в лицевой нужно указать название организации и реквизиты, порядковый номер отчета, ФИО сотрудника, который был командирован, а также сумма аванса и расхода, а также остатка средств. В случае если была потрачено меньшее количество денег, чем планировалось, нужно обязательно передать остаток средств в бухгалтерию.
С обратной стороны есть таблица, куда вносятся все затраты. Это и сведения о том, как потрачена сумма, и номера документов, и различная информация, которая касается данного вопроса. Все расходы указываются до копейки, чтобы в финансовых документах и таблице все данные совпали.
В авансовый отчет также вносится информация об арендованной машине, авиаперелетах, квитанции с заправочных станций и прочее. Если сотрудник останавливался в отеле, важно подтвердить это бронью или счет-фактурой.
Что будет если отчет сдан позднее трех дней или же в нем будет отсутствовать важная информация, а также остаток денег не будет вовремя сдан в кассу? В этом случае сотрудника ждет вычет из заработной платы. Допускается отсрочка только в том случае, если человеку помешала какая-то уважительная причина.
А что делать, если поездка не состоялась
Если командировку пришлось отложить по тем или иным причинам, а средства были выданы, нужно сформировать отчет о тех расходах, которые уже произошли. Это может быть покупка билетов на самолет или поезд, оплаченная бронь жилья, стоимость оформления визы и прочее. В этом случае нужно действовать аналогично: сроки подачи документов не должны превышать 3 дня с момента отмены служебной поездки.
Как лучше всего подавать документ? Бумажная версия более приемлема, но если организация использует электронный документооборот, то возможна электронная версия. Как правило, этот вид подачи отчета используется теми сотрудниками, которые работают на удаленной основе (например, в другом городе или даже стране и поездка в офис для них также является командировкой).
